Total Pengunjung

Minggu, 02 Desember 2012



Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Akademik Perguruan Tinggi


Kerangka pemikiran penelitian, penelitian ini didasari oleh kerangka pikir yang menyatakan
bahwa penyelenggaraan dan segala usaha yang dilakukan perguruan tinggi akan berujung atau
didedikasikan bagi para klien atau konsumen mereka, terutama yang utama, yaitu mahasiswa.
Upaya manajemen, teaching and learning, riset, ataupun CSR (Community Service Resposibility)
atau yang lebih dikenal dengan pengabdian pada masyarakat, akan berujung pada bagaimana
melayani para pengguna jasa utama mereka, yaitu mahasiswa. Prestasi akademik merupakan salah
satu indikator kinerja perguruan tinggi disamping pencapaian 3 misi utama perguruan tinggi, yaitu
Tri Dharma Pendidikan yang meliputi misi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat. Kinerja perguruan tinggi inilah yang menjadi acuan utama dalam proses manajemen
kelembagaan.

Manajemen kelembagaan seperti yang umumnya dilakukan di perguruan-perguruan tinggi
meliputi ranah akademik, fasilitas, keuangan, dan kemahasiswaan. Upaya manajemen atas ranahranah
itu dilakukan dengan mentransformasi segala sumber daya yang dimiliki (man, materials,
machine, methode) untuk menyelenggarakan bidang-bidang tersebut.
Keterlibatan ICT atau diterjemahkan menjadi TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi)
dalam upaya manajemen kelembagaan ini adalah dalam rangka efektivitas dan efisiensi. Seperti
diketahui secara umum, kehadiran TIK dalam proses manajemen kelembagaan, lembaga apapun
bentuknya, termasuk lembaga non profit seperti perguruan tinggi, sangat membantu efektivitas
dan efisiensi upaya pencapaian yang dilakukann karena fungsinya sebagai tools enabler. Karena
kehandalannya, endurance, dan kemampuan mengingat yang tidak terbatas, kecepatannya, serta
ekonomis, TIK menjadi salah satu pilihan lembaga saat ini dalam membantu penyediaan dan
manajemen, ataupun pertukaran data yang akan sangat bermanfaat dalam pembuatan keputusan.
Bagaimanapun, setiap aktivitas manajemen kelembagaan ini akan terkait dengan proses
pembuatan keputusan, mulai dari yang sangat sederhana, sampai dengan yang kompleks, dari
yang rutin sampai dengan yang generik.

Sebagaimanapun canggihnya atau lengkapnya TIK yang dimiliki dan diinstalkan lembaga
dalam mendukung proses pembuatan keputusan, efektivitas implementasi ini ditentukan oleh
beberapa faktor penentu, yaitu budaya, mutu SDM, dan sistem manajemen TIK-nya itu sendiri.
Budaya memberikan landasan sosiologis, antropologis, dan psikologis secara tidak langsung
terhadap penerimaan TIK sebagai supporting device pembuatan keputusan yang dilakukan unsur
manusia. Kepercayaan (belief), sikap (attitude), keinginan (intention), dan hubungan perilaku
pengguna (user behaviour relationship) yang terkait dengan TIK akan memberikan landasan bagi
diterimanya TIK dan digunakan secara efektif.
Faktor mutu SDM TIK merupakan juga faktor penentu lainnya. Sebaik atau selengkap
apapun mesin yang disediakan lembaga dalam membantu pekerjaan manajerial ataupun yang
operasional tidak akan berarti atau memiliki manfaat yang sedikit jika SDM yang melaksanakan,
mengoperasikan, atau mengelola TIK tersebut berkualitas rendah. Untuk itu, efektivitas
penggunaan TIK selain menyiapkan nilai dan norma yang tercakup dalam budaya, juga perlu
mempersiapkan SDM yang berkualitas tinggi. Yaitu SDM yang well-educated, well tranined,
memiliki etos kerja yang tinggi, motivasi yang tinggi.
Yang terakhir, sistem manajemen TIK. Penataan dan pendayagunaan sumber daya dalam
implementasi TIK merupakan faktor penentu lainnya. Mulai dari perencanaan sistem, alat,
manusia, dan pemilihan strategi sampai dengan metode implementasi perlu dipikirkan dan
dikelola sebaik-baiknya. Proses implementasi yang selalu dimonitor dan diperbaiki dan
ditingkatkan secara berkelanjutan juga menjamin TIK diimplementasikan secara efektif. Untuk
itulah manajemen TIK sangat diperlukan. Secara garis besar, kerangka pikir ini digambarkan
dalam dalam gambar di bawah ini:

Variabel efektivitas manajemen SIA yang diukur melalui parameter perencanaan organisasi
SIA, Implementasi SIA, monitoring dan evaluasi, kualitas informasi yang dihasilkan serta kualitas
sistem memberikan kontribusi pengaruh secara langsung terhadap kinerja lembaga dikategorikan
rendah
Pengaruh tidak langsung melalui variabel budaya TIK justru memberikan kontribusi yang
negatif. Hal ini mencerminkan bahwa efektivitas implementasi SIA berbasis TIK mensyaratkan
bahwa semua orang telah dalam kondisi siap dalam hal ketrampilannya, sikapnya, persepsinya
serta iklim kerjanya. Apabila hal tersebut belum dipenuhi maka hal ini dapat memberikan
kontribusi yang negatif bagi kinerja lembaga.
Hal ini sejalan dengan pendapat Jasperson dkk (2005) bahwa apabila implementasi TIK
yang dijalankan lembaga kurang memperhatikan aspek budaya yaitu budaya baru orang-orang
ataupun organisasi karena kehadiran TIK dalam lingkungan mereka maka hal ini akan
mengakibatkan inefektivitas dan inefisiensi implementasi TIK pada berbagai aspek manajemen
terjadi.
Efektivitas SIA dalam menunjang kinerja lembaga akan berkurang kontribusinya jika
fasilitas sarana dan infrastruktur TIK tidak dalam kondisi yang memadai. Keterbatasan fasilitas
dan infrastruktur TIK pada beberapa perguruan tinggi yang dikaji terutama disebabkan karena
keterbatasan anggaran dalam memenuhi perangkat-perangkat pendukung yang dipersyaratkan.
Investasi TIK dalam proses manajemen SIA membutuhkan biaya yang banyak meskipun investasi
TIK telah menjadi trend di setiap organisasi saat ini. Beberapa perguruan tinggi masih dalam
tahap awal dalam implementasi TIK ini.
Budaya TIK masih memberikan kontribusi kecil terhadap kinerja karena pada perguruan
tinggi yang masih baru dalam penerapan TIK pada manajemen perguruan tinggi lebih
berkonsentrasi pada penyiapan investasi pada asset dan kurang memperhatikan penyiapan pada
aspek budaya itu sendiri. Besarnya energi yang dicurahkan oleh lembaga dalam membiayai dan
mengelola TIK ini mengakibatkan organisasi kurang begitu bisa memanfaatkan fungsi potensial
dari aplikasi TIK yang mereka install dalam lembaganya. Lembaga memanfaatkan fungsi sempit
dari TIK, menjalankan penggunaan feature TIK dalam level yang sangat rendah, jarang
memprakarsai technology or task related extension dari feature yang tersedia dalam TIK
Jika berkaca pada pentahapan bagaimana individu menguasai TIK yang dikelompokan
pentahapannya oleh UNESCO (2002: 16) maka PT yang ada di kota Bandung menyebar pada ke
empat tahapan terebut, namun pada beberapa perguruan tinggi civitas akademika perguruan tinggi
(dosen, manajemen, dan mahasiswa) sudah sampai pada tahapan penguasaan C dan D, yaitu
memahami bagaimana dan kapan menggunakan perangkat TIK untuk melakukan suatu tugas
tertentu (keterampilan C), dan sudah menguasai secara spesifik kegunaan perangkat TIK

Ketersediaan fasilitas TIK memberikan kontribusi yang signifikan dan cukup besar dalam
menunjang kinerja lembaga. Selama dua dekade ini perguruan tinggi telah melakukan investasi
besar-besaran dalam TIK. Sarana dan prasarana pendukung serta semua hal yang dibutuhkan
sebagai syarat berjalannya perangkat-perangkat SIA perguruan tinggi tersedia di lembaga
(misalnya ketersediaan komputer, network, sistem koneksi dan bandwidth). Ketergantungan PT
terhadap TIK dari hari ke hari semakin tinggi. TIK dianggap tulang punggung proses pelayanan
akademik dan administrasi akademik kepada mahasiswa, dosen dan stakeholder lainnya.
Kualitas SDM SIA memberikan kontribusi pengaruh yang paling dominan dibandingkan
variabel-variabel
Ketersediaan fasilitas TIK memberikan kontribusi yang signifikan dan cukup besar dalam
menunjang kinerja lembaga. Selama dua dekade ini perguruan tinggi telah melakukan investasi
besar-besaran dalam TIK. Sarana dan prasarana pendukung serta semua hal yang dibutuhkan
sebagai syarat berjalannya perangkat-perangkat SIA perguruan tinggi tersedia di lembaga
(misalnya ketersediaan komputer, network, sistem koneksi dan bandwidth). Ketergantungan PT
terhadap TIK dari hari ke hari semakin tinggi. TIK dianggap tulang punggung proses pelayanan
akademik dan administrasi akademik kepada mahasiswa, dosen dan stakeholder lainnya.
Kualitas SDM SIA memberikan kontribusi pengaruh yang paling dominan dibandingkan
variabel-variabel lainnya pada pengelolaan SIA PT dalam mempengaruhi kinerja perguruan
tinggi. Kontribusi tidak langsung efektivitas manajemen SIA memberikan pengaruh yang positif
terhadap kinerja lembaga melalui variabel SDM SIA. Hal ini mengambarkan bahwa aspek
manusia memegang peranan penting dalam implementasi SIA terutama dalam menentukan kinerja
lembaga meliputi jumlah orang yang menangani sistem, pendidikan dan pengalaman yang mereka
miliki terkait dengan bidang yang mereka selenggarakan.
Jika dicermati kontribusi tidak langsung SDM SIA melalui variabel efektivitas manajemen
SIA terhadap kinerja perguruan tinggi bisa dikaitkan dengan kepuasan pengguna. Ketika para
pekerja puas terhadap sistem informasi dan mengintegrasikan sistem informasi ke rutinitas
mereka, maka sistem informasi menjadi efektif. Kepuasaan mereka ini ditentukan oleh dua hal
yaitu mutu sistem informasi dan mutu informasi. Mutu sistem informasi mengacu pada
kemudahan penggunaannya. Jika pekerja atau pegawai menganggap suatu sistem informasi
mudah digunakan maka sistem informasi tersebut bisa dikatakan bermutu tinggi. Mutu informasi,
disisi lain mengukur derajat informasi yang dihasilkan sistem informasi akurat dan dalam format
yang dikehendaki oleh pengguna.
Kontribusi kualitas SDM SIA melalui variabel budaya TIK memberikan pengaruh yang
positif terhadap kinerja. Kompetensi pekerja yang tinggi memberikan keyakinan bahwa
pemanfaatan sistem informasi berbasis TIK akan memberikan banyak kemudahan dalam
menghasilkan layanan yang berkualitas. Hal ini tentu akan semakin mendorong para pegawai
semakin termotivasi untuk meningkatkan kinerja melalui integrasi sistem dalam pelaksanaan
tugas dan semakin memunculkan kreativitas dalam menghasilkan layanan-layanan yang bermutu
kepada pengguna.

Berdasarkan kajian teoritis dan fakta empiris yang digali dalam penelitian ini, peneliti
mencoba menawarkan suatu model hipotetik tentang pengelolaan sistem informasi akademik
perguruan tinggi. Model ini dijelaskan dalam skema berikut ini:
Sistem informasi akademik perguruan tinggi merupakan modul bagian dari sistem informasi
manajemen perguruan tinggi. Kedudukannya setara dengan modul-modul lain, seperti
kepegawaian, keuangan, kemahasiswaan, atau sarana prasarana. Dalam perjalanannya, sistem
informasi tersebut berjalan berdasarkan rencana strategis perguruan tinggi yang memberikan
arahan tentang hal-hal yang harus dicapai baik jangka pendek ataupun jangka panjang.
Peranan rencana strategis ini sangat penting dalam rangka mengendalikan jalannya sistem
informasi manajemen, ataupun secara umum jalannya roda lembaga perguruan tinggi. Saat ini
trend kemajuan teknologi seolah tidak terkendali, melaju dengan cepat dan sangat luas
cakupannya. Jika tidak ada rute dan batasan-batasan yang memberikan arahan pada proses
pengelolaan informasi di level manajerial atau operasional perguruan tinggi, maka ini bisa
mengancam masa depan pencapaian tujuan pendidikan di perguruan tinggi.

Dalam konteks lain, kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, ketatnya persaingan mendapatkan
calon mahasiswa dan memasarkan lulusan membuat perguruan tinggi ditantang untuk
mengembangkan suatu strategi-strategi ampuh yang bisa berjalan secepatnya dan berumur efektif
panjang. Mereka harus memiliki banyak keunggulan yang bisa menjamin eksistensi lembaga lebih
panjang. Semua taktik, strategis, cita-cita, dan tujuan-tujuan terkumpul dalam bentuk rencana
strategis. Ward dan Bond (2006) menyatakan bahwa untuk mendukung strategi bisnis sebuah
korporasi memerlukan strategi sistem informasi.
Untuk mencapai Sistem Informasi Akademik yang berjalan efektif, mampu membantu
stakeholder internal ataupun eksternal dengan menyediakan informasi yang akurat, cepat, dan
cukup, diperlukan sumber daya manusia yang handal. SDM sistem informasi akademik yang
handal ditentukan oleh beberapa faktor yaitu budaya TIK positif yang berkembang di konteks SIA
itu berada (lingkungan perguruan tinggi), Pendidikan dan Pelatihan SDM, Sistem Reward, dan
Standar Kompetensi personel SIA.


Rekomendasi
1. Rencana strategis TIK lembaga harus merupakan bagian integral dari rencana induk
kelembagaan secara umum. Keterkaitannya dengan setiap bidang/unit yang ada di lembaga
harus dengan jelas dideskripsikan. Hal ini akan berdampak pada efektivitas rensta TIK nya
itu sendiri dan lembaga atau unit yang terkait dalam menjalankan tugas dan fungsinya
masing-masing. Renstra TIK yang dikembangkan harus mampu menjamin proses knowledge
management berjalan dengan efektif di lembaga. Menjadikan lembaga menjadi pusat
penciptaan dan penyimpanan pengetahuan dan proses transfer of knowledge diantara individu
dalam lembaga.

 2. Bagi penelitian selanjutnya, direkomendasikan untuk meneliti tentang kematangan TIK
perguruan tinggi. Diharapkan hasil penelitian ini akan mampu menjawab atau menjelaskan
sejauhmana sistem informasi yang dijalankan mampu mendukung visi dan misi lembaga.
Selain itu, sejauhmana sistem yang dikembangkan bisa mendukung kinerja dan
meningkatkan kualitas lembaga.

3. Revitalisasi sumber daya yang dimiliki, peningkatan kualitas sumber daya manusia, dan
reposisi visi dan misi perguruan tinggi serta sejauhmana rencana strategis itu dikawal dan
mencapai target yang telah ditentukan merupakan salah satu upaya yang direkomendasikan
dalam meningkatkan kinerja perguruan tinggi.

4. Penyiapan kebijakan terkait dengan implementasi TIK dalam sistem informasi sangat penting
mengingat perannya sebagai pedoman dan juga penguat atas proses dan produk yang
dihasilkan sistem informasi akademik, termasuk kemampuannya memaksakan kebiasaan atau
pola baru kepada individu di lembaga yang terkait dengan sistem informasi akademik
berbasis TIK. Perubahan mekanisme administrasi akademik akan lebih masuk kedalam jiwa
setiap individu jika diberi penguatan dengan kebijakan yang mengikat.

5. Penyiapan budaya Sistem Informasi Akademik berbasis TIK juga perlu ditanamkan pada
setiap individu yang ada dilembaga. Bagi para pembuat kebijakan/keputusan, termasuk para
dosen, produk sistem informasi akademik harus benar-benar dijadikan bahan atau sandaran
dalam memecahkan permasalahan atau membuat kebijakan terkait dengan peningkatan
kinerja lembaga. Mereka diharapkan memiliki pemahaman yang memadai akan filosofi
diterapkannya sistem informasi akademik berbasis TIK, memahami mekanisme dan manfaat
serta tahu bagaimana melakukannya.

6. Direkomendasikan, lembaga secara berkala dan terencana dengan baik untuk terus
meningkatkan dan menjaga profesionalisme para pengelola sistem informasi akademik
melalui pendidikan dan pelatihan yang terkait dengan bidang tugasnya. Selain itu,
pengelolaan SDM sistem informasi akademik juga harus lebih baik lagi. Mulai dari man
power planning, diklat, sampai dengan sistem reward harus dijalankan dan didesain agar
sesuai dan mendukung efektivitas sistem informasi akademik.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar